Строительный портал — строительство, ремонт, дизайн, обустройство, коммуникации Для того, чтобы дела предприятия были в полном порядке, важно не только грамотно организовать работу, но и с умом вести документооборот. Все бумаги должны быть в идеальном порядке, они должны храниться в архиве, чтобы сотрудники имели возможность быстро отыскать нужный документ и поработать с ним.
Именно поэтому создание архива на предприятии считается одним из важнейших этапов его работы. Кроме того, одного создания хранилища мало, нужно еще и поддерживать в нем порядок, вести электронный архив и следить за тем, чтобы ничего не терялось и не было утрачено.
Как создавать архив?
Сегодня очень многие компании предлагают профессиональные архивные услуги, поэтому проще всего обратиться к ним, они сделают все быстро, качественно и надежно. Но есть те руководители, которые предпочитают не тратить деньги и поручают создание архива своим подчиненным.
Это не самое правильное решение, так как архивная подготовка документов требует глубокого погружения в вопрос, знаний в соответствующих областях законодательства и других подобных нюансов. Если вы решили справиться своими силами, имеет смысл отправить ответственного сотрудника на обучение к профессиональным архивистам. Многие компании проводят как групповые, так и индивидуальные обучающие семинары, на которых в комфортной обстановке рассказывают основы архивного дела и отвечают на все вопросы.
Этапы создания архива
Через какие этапы следует пройти тем, кто хочет создать собственный архив?
- Начать стоит с теоретической подготовки. А когда она пройдена, и вы четко понимаете, какие бумаги нужно хранить и сколь времени, а какие можно сразу же отправлять на утилизацию, можно приступать к практической части.
- Стартовый этап — разбор документов. Главная задача — выбрать то, что подлежит хранению, определить, нужно ли восстанавливать какие-то бумаги (как правило, обнаруживается, что некоторые листы утрачены), а также от каких нужно избавиться.
- На этом же этапе можно приступить к сортировке. Важно определить категории хранения. Обычно документы сортируют по типу, датам и срокам хранения. Но при желании вы можете выбрать собственный метод.
- Все бумаги, которые вы определили, как ненужные, необходимо сдать в переработку. Если документы содержат конфиденциальные сведения, стоит отправить их на профессиональное уничтожение. Если же это просто случайные черновики — можно сдать их в макулатуру.
- Следующий этап — физическое организация хранения. Для этого все документы нужно определить в папки, а их расставить на подготовленные заранее стеллажи в специально отведенном помещении.
- Очень важно параллельно создавать каталог, а также электронный архив. Иначе сориентироваться в многообразии и обилии документов будет очень сложно.
