Главная / Полезное / Что такое электронный архив

Что такое электронный архив

Существует большое количество недостатков при применении традиционных бумажных архивов в кадровом делопроизводстве.

Все их можно исправить только переведя всё делопроизводство в электронный вид. Электронные архивы имеют следующие преимущества:

  1. Легкость и простота применения.

  2. Повышенный уровень безопасности.

  3. Быстрое составление ответов на запросы контролирующих ведомств.

  4. Неограниченные возможности расширения.

  5. Официальное подтверждение об нулевой ставке НДС.

Какие бывают электронные архивы

Обычно компании организуют электронный архив в следующих вариантах:

  • локальный архив;

  • “облако” или “облачное” хранилище;

  • архив в системе ЭДО.

Более подробно рассмотрим каждый из видов.

Локальный архив

В компании размещаются специальные сервера, на которых и хранятся все важные документы. В данном архиве вся информация сохраняется в отдельных папках имеющейся операционной системы. Но есть нюанс — возможности поиска довольно ограничены и зависят от возможностей самой системы. Также недостатками такого метода хранения являются: высокий уровень риска нарушения конфиденциальности и слабый контроль за использованием хранящейся информации.

“Облачный” архив

Существует определенный перечень операторов ЭДО, которые могут предоставлять своим клиентам сервера для хранения их электронных документов. Доступ к ним компания имеет через интернет, а все условия и стоимость оговариваются на этапе заключения договора. Использование подобного способа хранения документации дает компании следующее преимущество — нет необходимости в самостоятельной организации архива. К недостаткам «облачного» хранилища можно отнести сложность поиска необходимых документов в системе.

Архив, расположенный в системе ЭДО

При внедрении в кадровые и иные процессы электронного документооборота, компания также имеет возможность организовать хранилище архивных документов непосредственно в СЭД. Главное, чтобы сам оператор ЭДО мог предоставить такую услугу. Такой вариант хранения является наиболее удобным, так как:

  • несущественны риски несанкционированного доступа к архивным документам.

  • есть быстрый поиск, можно настроить нужные фильтры;

  • благодаря этому можно осуществлять контроль за движением и использованием документации в компании;

  • такое хранение позволяет автоматизировать любые процессы — редактирование, подписание, удаление ненужных документов;

  • у СЭД есть возможность интеграции с различными сервисами.

Создание электронного архива

Поэтапный процесс подготовки и создания в компании электронного архива для хранения документов обычно включает в себя следующие этапы:

  1. Решение проблемы функциональности архива.

  2. Анализ деятельности компании, составление списка документов.

  3. Составление плана внедрения частей архива для построения системы.

  4. Анализ имеющейся бумажной документации.

  5. Сканирование и внесение документов в электронный архив.

После завершения всех процедур по созданию электронного архива компания может приступать к работе с документацией.

Сервис ЭДО “Квиток” — это не просто удобная и функциональная система ведения документооборота в компании. Мы обеспечиваем также безопасное хранение ваших данных за счет выбора удобной системы архивного хранения. Продуманный функционал, высокая скорость работы, российское ПО — все это поможет построить в вашей компании организацию делопроизводства с нуля. В сервисе есть также модуль “Квиток.Знания”, который поможет быстро и легко провести обучение сотрудников.

Спешите опробовать бесплатную демоверсию системы “Квиток”! Для этого просто напишите нам на e-mail info@kwitok.ru или позвоните 8-499-302-31-83.

Оставить комментарий

Ваш email нигде не будет показанОбязательные для заполнения поля помечены *

*