Строительный портал — строительство, ремонт, дизайн, обустройство, коммуникации Существует большое количество недостатков при применении традиционных бумажных архивов в кадровом делопроизводстве.
Все их можно исправить только переведя всё делопроизводство в электронный вид. Электронные архивы имеют следующие преимущества:
Легкость и простота применения.
Повышенный уровень безопасности.
Быстрое составление ответов на запросы контролирующих ведомств.
Неограниченные возможности расширения.
Официальное подтверждение об нулевой ставке НДС.
Какие бывают электронные архивы
Обычно компании организуют электронный архив в следующих вариантах:
локальный архив;
“облако” или “облачное” хранилище;
архив в системе ЭДО.
Более подробно рассмотрим каждый из видов.
Локальный архив
В компании размещаются специальные сервера, на которых и хранятся все важные документы. В данном архиве вся информация сохраняется в отдельных папках имеющейся операционной системы. Но есть нюанс — возможности поиска довольно ограничены и зависят от возможностей самой системы. Также недостатками такого метода хранения являются: высокий уровень риска нарушения конфиденциальности и слабый контроль за использованием хранящейся информации.
“Облачный” архив
Существует определенный перечень операторов ЭДО, которые могут предоставлять своим клиентам сервера для хранения их электронных документов. Доступ к ним компания имеет через интернет, а все условия и стоимость оговариваются на этапе заключения договора. Использование подобного способа хранения документации дает компании следующее преимущество — нет необходимости в самостоятельной организации архива. К недостаткам «облачного» хранилища можно отнести сложность поиска необходимых документов в системе.
Архив, расположенный в системе ЭДО
При внедрении в кадровые и иные процессы электронного документооборота, компания также имеет возможность организовать хранилище архивных документов непосредственно в СЭД. Главное, чтобы сам оператор ЭДО мог предоставить такую услугу. Такой вариант хранения является наиболее удобным, так как:
несущественны риски несанкционированного доступа к архивным документам.
есть быстрый поиск, можно настроить нужные фильтры;
благодаря этому можно осуществлять контроль за движением и использованием документации в компании;
такое хранение позволяет автоматизировать любые процессы — редактирование, подписание, удаление ненужных документов;
у СЭД есть возможность интеграции с различными сервисами.
Создание электронного архива
Поэтапный процесс подготовки и создания в компании электронного архива для хранения документов обычно включает в себя следующие этапы:
Решение проблемы функциональности архива.
Анализ деятельности компании, составление списка документов.
Составление плана внедрения частей архива для построения системы.
Анализ имеющейся бумажной документации.
Сканирование и внесение документов в электронный архив.
После завершения всех процедур по созданию электронного архива компания может приступать к работе с документацией.
Сервис ЭДО “Квиток” — это не просто удобная и функциональная система ведения документооборота в компании. Мы обеспечиваем также безопасное хранение ваших данных за счет выбора удобной системы архивного хранения. Продуманный функционал, высокая скорость работы, российское ПО — все это поможет построить в вашей компании организацию делопроизводства с нуля. В сервисе есть также модуль “Квиток.Знания”, который поможет быстро и легко провести обучение сотрудников.
Спешите опробовать бесплатную демоверсию системы “Квиток”! Для этого просто напишите нам на e-mail info@kwitok.ru или позвоните 8-499-302-31-83.
